Nie ucz się na błędach. Poznaj nasze wskazówki, jak uporządkować bazę danych, segmentować kontakty i projektować efektywny przepływu prac i raportować jego wyniki.
📌 Best Practies
- Przy tworzeniu workflowu najważniejszy jest wybór typu workflowu (contact-based, company-based, deal-based itd.). Należy przemyśleć, czy na automat ma być zapisywany każdy kontakt (spełniający warunki), czy np. każdy deal.
- Jeśli wysyłamy automatyczne maile marketingowe, to należy upewnić się, że osoby będą spełniać warunki, żeby je otrzymywać (dodana subskrypcja i oznaczenie jako kontakt marketingowy).
- W przypadku contact-based workflow warto zastanowić się nad celem (lub celami) tej automatyzacji. Można wtedy ustawić cel, a po jego osiągnięciu kontakty będą automatycznie wypisywane z workflow (niezależnie od etapu, na którym się obecnie znajdują).
- Warto od początku utrzymywać porządek w budowanych procesach stosując odpowiednie nazewnictwo (jasne określenie, co robi automatyzacja w nazwie + skrót procesu, z którym jest powiązana) oraz umieszczając wybudowane procesy w odpowiednich folderach.
- Przed uruchomieniem workflow należy przemyśleć/ustalić, czy dany proces powinien działać wstecz, czy od danego momentu – tzn. czy np. kontakty spełniające warunki triggera powinny być zapisane na workflow, czy dopiero te kontakty, które będą spełniać te warunki od momentu włączenia i później (szczególnie ważne, jeśli ten workflow wysyła komunikację do kontaktu).
📌 Przykłady skutecznych workflow
- Przydzielanie ownerów - może być przydzielony do kontaktu w momencie jego stworzenia na podstawie szeregu warunków – np. wszystkie leady z formularza na niemieckiej wersji strony trafiają do niemieckiego zespołu. Możemy przypisywać leady do konkretnego użytkownika, albo rotacyjnie do kolejnych osób z jednego zespołu (Team).
- Zmiana Lifecycle stage. Osiąganie kolejnych Lifecycle stages może odbywać się automatycznie po spełnieniu odpowiednich warunków. Wtedy kontakty trafiają na odpowiednie listy i możemy je szybciej i efektowniej procesować. Przykładowo możemy nadawać Lifecycle stage Marketing Qualified Lead dla wszystkich kontaktów, które osiągną ponad 30 punktów w scoringu.
- Kwalifikacja leadów. Ponieważ kwalifikowanie odbywa się zazwyczaj na kilku polach, to możemy stworzyć automatyzację, która pozwoli nam na kontrolowanie wszystkich razem. Na przykład możemy ustawić automat, który w momencie oznaczenia kontaktu jako Konkurencji, będzie:
- Usuwał Contact ownera
- Zmieniał Lifecycle stage na Other
- Zmieniał Lead status na Unqualified
- Zastosowanie automatycznych notyfikacji. Po osiągnięciu odpowiednich warunków można ustawić w systemie automatyczne notyfikacje o różnych zdarzeniach w systemie. Przykładowo można wysyłać powiadomienie w momencie, gdy kontakt osiągnie wymaganą punktacje, aby się z nim skontaktować i zmienić ownera na osobę ze sprzedaży.
- Ocieplanie leadów. Po wypełnieniu formularza (lub innej aktywności) kontakt może zostać zapisany na workflow wysyłający serię maili, gdzie sekwencja i częstotliwość wysyłki kolejnych wiadomości mogą być uzależnione od aktywności (otwierania, klikania linków w mailach).
- Przypisywanie zadań. Dodanie nowego kontaktu, zakwalifikowanie go, osiągnięcie wybranego Lifecycle stage czy wygrany deal – wszystkie te elementy (i wiele innych) mogą generować zadania w systemie. Mogą to być zadania przypominające o kontakcie lub wykonanie innych czynności wewnątrz systemu, lub poza nim.
- Wspomaganie zarządzania Account Base Marketing. Jeśli firma wykorzystuje Account Base Marketing, HubSpot daje możliwość wspomagania tego procesu automatyzacją. Po spełnieniu odpowiednich warunków możemy aktualizować wartość w polu Ideal Customer Profile Tier, by wyłapywać bardziej istotne do monitorowania firmy.
- Automatyzacja informacji zwrotnej. Każdorazowo po kontakcie z zespołem Obsługi Klienta, kontakty mogą automatycznie otrzymywać maila z ankietą do wypełnienia.
- Webinar i jego organizacja. Dzięki automatyzacji możemy wysyłać wiadomości o szczegółach wydarzenia do osób, które się zapisały, a także później wysyłać przypomnienia przed rozpoczęciem webinaru. Po webinarze możemy z kolei wysłać inną komunikację do osób, które uczestniczyły, a inną do tych, które zapisały się, lecz ostatecznie nie pojawiły na webinarze.
HubSpot może wykonać za Ciebie setki zadań i raportów. Raz ustawione automatyzacje działań, nie będą wymagać obsługi i Twojego czasu. Wszystkie wyniki widzisz jednym kliknięciem, dlatego przygotowaliśmy kilka przykładów, od których możesz zacząć lub doczesać aktualne.