Jak przygotować się do warsztatu procesu sprzedaży opartego o HubSpot Sales Starter?

W naszym artykule znajdziesz szczegóły tego, jak przygotować się do warsztatów procesu sprzedaży w HubSpot - wersja SALES HUB STARTER

Praca nad procesem sprzedaży w HubSpot składa się z 2 etapów:

1. CONTACTS/COMPANIES - praca nad nowymi kontaktami pojawiającymi się z kampanii marketingowych i własnych działań zespołu sprzedaży. Na tym etapie nie wiesz jeszcze czy dany kontakt ma potencjał na pojawienie się szansy na sprzedaż i założenie transakcji (DEALS)
2. DEALS - praca nad potencjalnymi szansami sprzedaży, wynikającymi z przeprowadzenia przez sprzedaż rozmowy z potencjalnym klientem, potwierdzającej szansę na zamknięcie z nim transakcji. Rozpoczynasz pracę na tym etapie, ponieważ udało Ci się pozytywnie kwalifikować kontakt. 

Praca nad CONTACTS - COMPANIES - nowe dane kontaktowe 

Twój proces sprzedaży może wyglądać w różny sposób. Dużo firm, które rozpoczynają pracę na HubSpot (nie korzystają z CRM), pracuje od razu na transakcjach (DEALS). Pojawienie się HubSpot wprowadza pracę na kontaktach (CONTACTS)  i firmach (COMPANIES). Są to dwie osobne funkcje HubSpot, które razem z DEALS, dają możliwość śledzenia całej interakcji z klientem. 

Na naszych warsztatach pomożemy Ci zaprojektować proces, który pozwoli Ci na lepszą kontrolę przebiegu prowadzonych rozmów handlowych. 

Aby przygotować się do warsztatu pracy na CONTACTS i COMAPNIES, przygotuj wraz z Twoim zespołem odpowiedzi na poniższe pytania:

1. Wokół czego koncentruje się proces pracy sprzedawcy - pracy na konkretnych firmach czy bardziej na konkretnych osobach? Czy może pracujecie od razu na transakcjach?
2. Jak dziś jest rejestrowany status kontaktu z daną osobą? Skąd wiemy, na jakim etapie rozmów się znajdujemy?

3. Z jakiego źródła pojawiają się potencjalne kontakty w zespole sprzedaży – zbierane przez sprzedaż, przekazywane ze strony internetowej, kupione bazy kontaktów itp?

4. Jakie dane muszą być dodane do danych klienta oraz firmy w momencie rejestracji klienta i firmy CRM? (poza imię, nazwisko, telefon, mail)

5. Czy przed przypisaniem sprzedawcy do danego klienta (potencjalnego kontaktu) , marketing lub inna funkcja musi wykonać ocenę tego kontaktu? Uzupełnić dane, zrobić wstępną kwalifikację?

6. Czy w momencie wypełnienia przez klienta formularza kontaktowego, klient ma otrzymać jakąś informację? Np. katalog, opis firmy etc? 

7. Ile prób kontaktu ma wykonać sprzedawca w momencie przypisania kontaktu? Ile ponownych telefonów, maili, w jakich okresach powinien je wykonywać? Po jakim czasie i na bazie jakich kryteriów ma porzucić kontaktowanie się z klientem. 

8. Jakie kryteria musi spełnić kontakt, aby sprzedawca określił szansę na sprzedaż i założył transakcję? Budżet, Osoba Decyzyjna, Czas, Potrzeba zgodna z ofertą firmy? Jakie inne kryteria powinny być wzięte pod uwagę?

Tabela 1 - Przykład przebiegu procesu kontaktu z klientem

Jak przygotować się do stworzenia procesu przebiegu potencjalnej transakcji (DEALS)

W momencie, w którym rozmowa z potencjalnym klientem wskazuje na możliwość zrealizowania transakcji, przechodzimy do etapu pracy na transakcjach (DEALS). 

Proces sprzedaży powinien być jasny dla całego zespołu sprzedażowego. Patrząc na lejek sprzedaży, powinniśmy dostać czytelną odpowiedź, na jakim etapie jest transakcja. 

Dla przykładu, jeżeli transakcja jest na etapie wysłana oferta to:

• została wysłana oferta do klienta
• sprzedawca potwierdził jej otrzymanie przez klienta
• sprzedawca prowadzi rozmowy o przejściu do kroku jej finalnej negocjacji

Nikt nie powinien mieć wątpliwości co oznacza etap "wysłana oferta".

Aby przygotować się do warsztatu pracy nad potencjalnymi transakcjami, odpowiedz sobie na poniższe pytania:

1. Kiedy można założyć transakcję szansę sprzedaży w systemie? Założenie transakcji, czyli podanie kwoty, terminu zamknięcia uruchamia raportowanie prognozy sprzedaży i monitoringu dochodów. Nie chcemy zakładać transakcji za późno ani za wcześnie, bo wpłynie to na raportowanie. Nie chcemy też zakładać transakcji z klientami, którzy nie przeszli kwalifikacji. 
2. Przez jakie etapy przechodzi transakcja od momentu decyzji o jej założeniu? Szansa na sprzedaż, analiza potrzeb, przygotowanie oferty etc. Etapy powinny jasno komunikować, co się dzieje z daną transakcją na konkretnym etapie np. wysłana oferta oznacza, że oferta została wysłana i potwierdzona z klientem.
3. Jakie specyficzne informacje powinien zebrać sprzedawca podczas rozmów z klientem, które powinny zostać zapisane w CRM?
4. Jakie dokumentu powinny być dołączane do potencjalnej transakcji?
5. Jakie inne osoby z organizacji uczestniczą w procesie sprzedaży, do których powinniśmy przydzielać zadania – np. prawnik, project manager, dyrektor finansowy? Na jakich etapach procesu sprzedaży należy je przydzielić?
6. W przypadku przegrania transakcji – jakie chcemy zbierać informacje o przyczynach przegranej? Np. brak budżetu, wybór innego dostawcy itp.